Als u in een team werkt en effectiever wilt communiceren en e-mail met uw collega's wilt delen, kan het toevoegen van een gedeelde mailbox in Outlook de perfecte oplossing zijn. Dit zal helpen bij het eenvoudig beheren van inkomende en uitgaande berichten, het vergemakkelijken van de samenwerking en het verminderen van de mogelijkheid om belangrijke informatie te verliezen.
Als u toegang heeft tot een gedeeld postvak van uw organisatie, moet u dit toevoegen aan uw Outlook-client. Ontdek hoe u dit kunt doen op macOS, Windows 11 en internet. verifiëren Eenvoudige manieren om Outlook aan te passen en aan te passen aan uw voorkeuren.
Snelle links
Wat is een gedeelde mailbox en waarom is het nuttig?
Een gedeelde mailbox, vergelijkbaar met een gedeelde inbox, is eenvoudigweg een e-mailadres waartoe geautoriseerde gebruikers toegang hebben vanuit hun Outlook-client op desktop en internet. Wanneer iemand antwoordt op een bericht dat naar een gedeelde mailbox is verzonden, lijkt dit afkomstig te zijn van het gedeelde adres en niet van een individuele gebruiker.
Mogelijk wilt u om verschillende redenen een gedeelde mailbox gebruiken. Ten eerste kan het worden gebruikt als centrale inbox, waarbij alle e-mails naar een bepaald adres in één mailbox aankomen. Als een organisatie verschillende afdelingen heeft, zoals HR, Support, Finance en IT, kan ieder zijn eigen gedeelde mailbox gebruiken.
U kunt een gewone mailbox tijdelijk omzetten naar een gedeelde mailbox om te besparen op licentiekosten. U kunt er ook een gebruiken als e-mailaccount zonder antwoord of als gedeelde teamagenda-app in de klassieke Outlook-client.
Er zijn echter enkele beperkingen. Standaard krijgt elke gedeelde mailbox 50 GB opslagruimte. Als u de limiet overschrijdt, is een extra licentie vereist om meer opslagruimte toe te wijzen. Hoewel een gedeelde mailbox maximaal 25 gebruikers tegelijk kan bevatten, kan het lastig zijn als te veel gebruikers er tegelijk toegang toe hebben.
Hoe u een gedeelde mailbox toevoegt aan Outlook op Windows
Voordat u een gedeelde mailbox aan Outlook kunt toevoegen, moet uw Office 365-beheerder de benodigde toestemming aan uw account verlenen. Zodra dit gebeurt, verschijnt de gedeelde mailbox in uw account de volgende keer dat u Outlook start.
Als dit niet het geval is, kunt u deze handmatig toevoegen:
- Klik in Outlook met de rechtermuisknop op uw accountnaam en kies Voeg een gedeelde map of mailbox toe .
- Voer in het dialoogvenster Gedeelde map of mailbox toevoegen het adres van de gedeelde mailbox in. Klik vervolgens toevoeging.
- Na enkele ogenblikken zou uw gedeelde mailbox onderaan uw e-mailaccount moeten verschijnen. Als u een toestemmingsfout ziet, neem dan contact op met uw Office 365-beheerder om er zeker van te zijn dat u over de benodigde toegang beschikt.
Als u de gedeelde mailbox niet meteen ziet, klikt u om de map Gedeeld met mij uit te vouwen om deze weer te geven. Dit is de standaardweergave in de nieuwe Outlook-client. Helaas is er geen manier om het uit de map Gedeeld met mij te verwijderen en het op een privéaccount te laten lijken, zoals bij de klassieke Outlook-client.
Als u e-mailberichten via een gedeelde mailbox of als gedeelde mailbox wilt verzenden, klikt u op nieuwe mail. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Van en selecteer het gedeelde mailboxadres. Typ uw e-mailadres en klik op 'Verzenden'.
Voeg een gedeelde mailbox toe aan de klassieke Outlook
Als u de klassieke Outlook-client gebruikt, kunt u er een gedeelde mailbox aan toevoegen door deze stappen te volgen:
- Open de klassieke Outlook-client, klik op Bestand, klik op Accountinstellingen en kies opnieuw Accountinstellingen.
- Selecteer in het dialoogvenster Accountinstellingen uw zakelijke e-mailaccount en klik vervolgens op Wijzigen.
- Kies meer Instellingen -> Geavanceerd -> Toevoegen.
- Voer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in en klik op OK.
- Klik op “Toepassen” en “OK” om de wijzigingen op te slaan.
- Kies “Volgende” -> “Voltooien” -> “Sluiten”.
Als de optie Toevoegen grijs is, hebt u waarschijnlijk meerdere Exchange-accounts ingesteld in hetzelfde Outlook-profiel. Om dit op te lossen, maakt u een nieuw profiel aan en voegt u alleen het account toe dat aan de gedeelde mailbox is gekoppeld. Als u klaar bent, zou de optie "Toevoegen" beschikbaar moeten zijn.
Een nieuw Outlook-profiel maken:
- Ga naar Bestand -> Accountinstellingen -> Profiel beheren.
- Klik in het dialoogvenster E-mailinstellingen op Profielen weergeven.
- Klik op het tabblad Algemeen op Toevoegen, voer een naam in voor het nieuwe profiel en klik op OK.
- Voer de accountgegevens in die zijn gekoppeld aan de gedeelde mailbox die u wilt toevoegen. Voer dus uw naam, e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'Volgende'. Volg de instructies op het scherm om het toevoegen van het account te voltooien.
- Keer terug naar het dialoogvenster E-mail en klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
Terwijl uw nieuwe profiel gereed is, herhaalt u de stappen om een gedeelde mailbox toe te voegen. Om uw Outlook-profiel te wijzigen, gaat u naar Bestand -> Accountinstellingen -> Profiel wijzigenen klik vervolgens op OK om Outlook te sluiten. Start Outlook opnieuw, kies vervolgens uw voorkeursprofiel en klik op OK.
Hoe u een gedeelde mailbox toevoegt aan Outlook op macOS
Het toevoegen van een gedeelde mailbox aan uw Outlook-client op macOS is een eenvoudig proces. Hier leest u hoe u het moet doen:
- Open de Outlook-client en klik op Menu Hulpmiddelenen selecteer Accounts.
- Selecteer het account dat toegang heeft tot de gedeelde mailbox. Kies dan Delegatie en participatie.
- Open het tabblad 'Gedeeld met mij'.
- Klik op het pluspictogram (+) om een gedeelde of gedelegeerde mailbox toe te voegen.
- Typ het e-mailadres van de gedeelde mailbox en kies dit uit het zoekresultaat.
- Klik toevoeging. Outlook controleert de benodigde rechten en voegt de gedeelde mailbox toe. Als u klaar bent, klikt u op Gedaan.
De nieuwe gedeelde mailbox verschijnt als een afzonderlijk account onder uw bestaande Outlook-account. verifiëren Hoe u een e-mailbericht dat in Outlook is verzonden, kunt terughalen of vervangen.
Voeg een gedeeld postvak toe aan de klassieke Outlook op Mac
Het toevoegen van een gedeeld postvak aan verouderde Outlook op uw Mac is een beetje anders. Hier leest u hoe u het moet doen:
- Open een menu in de oudere Outlook-client Hulpmiddelen En kies Accounts.
- Klik om te openen Geavanceerde mogelijkheden Open vervolgens het tabblad Commissarissen.
- Klik op de knop + (Toevoegen).
- Typ de naam van uw gedeelde mailbox of e-mailadres en selecteer deze.
- Klik toevoeging Dan klikken OK om de wijzigingen op te slaan.
Een gedeeld postvak toevoegen aan de webversie van Outlook
Als u Microsoft Outlook Online gebruikt, volgt u deze stappen om een gedeeld postvak toe te voegen:
- Inloggen Outlook op internet.
- Klik met de rechtermuisknop in het zijvenster Mappen En kies Voeg een gedeelde map of mailbox toe.
- Typ en selecteer in het pop-upvenster het adres van de gedeelde mailbox. Klik vervolgens toevoeging.
Door een gedeelde mailbox in Outlook toe te voegen, kunnen u en uw collega's e-mail efficiënter beheren, waardoor de communicatie en samenwerking tussen teamleden wordt vergemakkelijkt. Door eenvoudige stappen te volgen, kunt u deze functie activeren en ervan profiteren om uw berichten te ordenen en uw dagelijkse werk te vereenvoudigen. Je kunt nu bekijken Outlook minder afleidend maken met deze snelle tips.
