Als het was Microsoft Outlook Het is je favoriete app en de go-to-optie voor het beheren van e-mails en agenda-evenementen, je zou kunnen denken dat sommige functies je volledig kunnen afleiden van het hoofddoel. Natuurlijk is Outlook al ingesteld om u te helpen uw werklast te beheren, maar het zou beter kunnen met een paar eenvoudige aanpassingen.
Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop u Outlook beter voor u kunt laten werken.
Snelle links
1. Maak aangepaste regels voor inkomende e-mails
Wanneer u een e-mail ontvangt, gaat deze automatisch naar de map Inbox. Het kan moeilijk zijn om bij te houden als u meerdere e-mails van veel verschillende mensen ontvangt, en ze kunnen snel oplopen. Met Outlook kunt u regels voor inkomende e-mail instellen, zodat e-mails van specifieke personen rechtstreeks naar een submap gaan, zodat u kunt bijhouden wie wat verzendt. Volg deze stappen om een nieuwe regel te maken:
- Ga naar Bestand -> Regels en waarschuwingen beheren En klik nieuwe basis. Er verschijnt een nieuw venster met verschillende opties.
- Tik onder Stap 1: Selecteer een model op Berichten van iemand naar een map verplaatsen.
- Vervolgens, onder Stap 2: Regelbeschrijving bewerken, moet u op de hyperlinks klikken om de mensen of openbare groep te selecteren wiens e-mails u naar de opgegeven map wilt doorsturen.
- Klik op Voltooien om de regel toe te passen.
De officiële video van Microsoft legt het in detail uit.
Inboxregels kunnen voorkomen dat berichten zich opstapelen en dat alleen belangrijke berichten vast komen te zitten in uw inbox. Ook als u specifieke mensen of zakelijke e-mails moet volgen, is dit echt een perfecte methode voor u.
2. Schakel e-mailmeldingen uit
Inmiddels heb je misschien de piep opgemerkt die Outlook maakt bij het ontvangen van een e-mail. Je hebt misschien ook het gele enveloppictogram opgemerkt dat verschijnt op het Outlook-pictogram op de taakbalk. Dit kan handig zijn als u op de hoogte wilt worden gehouden, maar het kan worden afgeleid als deze e-mails blijven binnenkomen. Gelukkig geeft Outlook je ook de mogelijkheid om deze meldingen uit te schakelen.
Ga naar Bestand -> Opties -> E-mail en onder het berichttoegangsadres kunt u kiezen welke waarschuwingen u wilt uitschakelen. Als u tevreden bent met uw keuze, klikt u op OK.
3. Kalenderherinneringen instellen
Net als e-mailmeldingen, is Outlook-agenda zo ingesteld dat u 15 minuten voordat ze beginnen, wordt herinnerd aan afspraken. Het doet dit door de volgende afspraken weer te geven, en je moet klikken op afwijzen om het raam te sluiten.
Deze herinneringen kunnen handig zijn als u ze nodig hebt. Als je bijvoorbeeld diep in je werk zit en er verschijnt een herinnering, dan kun je afmaken waar je mee bezig bent en je voorbereiden op de afspraak.
Als u deze functionaliteit echter niet nodig heeft, kan dit uw workflow beïnvloeden. Om deze herinneringen uit te schakelen, ga naar Bestand -> Opties -> Geavanceerd en schakel onder Herinneringen het selectievakje Herinneringen weergeven uit.
Als alternatief kunt u ook naar Bestand -> Opties -> Kalender en onder Agenda-opties ziet u een optie voor standaardherinneringen. Volg deze stappen om het te bewerken:
- Klik op het vakje naast Standaardherinneringen, zodat er een vinkje in het vakje staat.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu 0 minuten.
- Klik nogmaals op het vakje naast Standaardherinneringen, totdat het vinkje verdwijnt; Als u dit niet doet, wordt uw selectie niet opgeslagen.
- Klik OK.
U kunt nu doorgaan met uw werk zonder dat deze herinneringen verschijnen. Als je nog steeds een manier wilt om je belangrijke taken bij te houden, bekijk dan Microsoft To-Do-voordelen ook.
4. Kleur agenda-afspraken in Outlook in
Er is niets mis met het in één kleur kleuren van Outlook-agenda-afspraken. Kleurcodering kan u echter helpen uw agendaweergave te vereenvoudigen en het gemakkelijker maken om een overzicht van uw werkdag of week te krijgen zonder het onderwerp van elke afzonderlijke afspraak of vergadering te hoeven controleren.
Als u bijvoorbeeld verschillende soorten taken hebt gepland, waaronder vergaderingen binnen uw bedrijf, vergaderingen met externe bedrijven, klanten, administratieve taken, trainingen die in uw agenda zijn geboekt, enz., kan deze informatie zo wazig worden dat u meer moet uitgeven tijd op hen focussen.
Als u kleur codering , blader je snel door de kalender en krijg je een overzicht van het soort werk dat je moet voorbereiden. U kunt ook kleurcodering gebruiken om afspraken te prioriteren in volgorde van belangrijkheid. U kunt bijvoorbeeld rood kiezen voor 'dringende' vergaderingen, oranje voor 'belangrijk' en groen voor 'routine'.
Het belangrijkste hier is om verschillende kleuren te kiezen voor de verschillende soorten werk die je doet en kleuren te kiezen die niet erg op elkaar lijken om het verschil te zien. Volg deze stappen om aan de slag te gaan:
- Klik op een afspraak of vergadering in uw agenda om het tabblad Afspraakreeks te openen.
- Klik op het gekleurde vensterpictogram met de tekst classificatie.
- Tik in het vervolgkeuzemenu op Alle categorieën.
- Er verschijnt een nieuw venster; Klik aan de rechterkant op جديد.
- Typ de naam van je klas. Bijvoorbeeld "Indoor Meetings" en kies de gewenste kleur ervoor.
- Klik in beide vensters op OK totdat u de nieuwe kleurgecodeerde agenda-afspraak ziet.
Herhaal dit proces voor zoveel categorieën als u wilt maken.
Weg met Outlook-afleiding
Nu u weet hoe u Outlook minder afleidend kunt maken, kunt u het aanpassen zodat het beter voor u werkt. Hoewel het misschien geen belangrijk proces lijkt, kan het maken van kleine aanpassingen een verschil maken in uw werkdag.
Dit is geenszins een uitputtende lijst, en misschien wilt u het eerst uitproberen voordat u zich eraan vastlegt. Je kunt ook spelen met je Outlook-instellingen en kijken of je nog andere dingen hebt ontdekt die je helpen je focus te verbeteren. Dus je moet uitchecken De beste manieren waarop automatisering uw productiviteit kan verhogen.
