Tegenwoordig is het onmogelijk om een project te bedenken zonder het bijbehorende rapport. Sommige projecten moeten tijdens hun levenscyclus zelfs meerdere rapporten genereren. Uw projecten en klanten moeten mogelijk verschillende soorten rapporten genereren, maar alle rapporten moeten beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn.
In dit artikel leert u hoe u een effectief rapport maakt voor een project dat al is voltooid of waaraan wordt gewerkt. Verifiëren De beste Knowledge Base-apps voor uw organisatie.
Snelle links
1. Duidelijke en beknopte dienstregelingen
Uw projectrapporten moeten tijdlijnen bevatten. Het moet beknopt zijn, maar moet ook alle nodige informatie bevatten zodat de ontvanger het gemakkelijk en snel kan begrijpen.
Het is het beste om een weekschema te maken en indien nodig tweewekelijks of maandelijks. Urenstaten moeten de naam van de resource, de taaknaam, de datum, de dag van de week, de begintijd, de dagelijkse eindtijd en het totale aantal gewerkte uren bevatten.
In plaats van alle details handmatig in een spreadsheet in te voeren, kunt u elke tijdlijn-app zoals Timely gebruiken. Hier typt u de werkuren, namen van taken, enz. Vervolgens genereert de app automatisch de planningsrapporten. Verifiëren 5 Beste tijdregistratie-apps voor macOS om uw productiviteit te verhogen.
2. Gedetailleerd onkostenrapport
Een volledige onkostennota is niet alleen nodig voor de klant. Het is ook handig voor uw team om het budget en de werkelijke kosten gedurende de hele levenscyclus van het project bij te houden.
De onkostennota moet het artikel of de dienst, de hoeveelheid, waarde, budgetraming, kosten en saldo bevatten. Als een teamlid een dienst of product voor een project wil kopen, vraag hem dan om een soortgelijke onkostennota in te dienen.
Zorg ervoor dat dit artikel pas wordt gekocht na uw goedkeuring en nadat de factuur naar u is verzonden. Zo kunt u de gegevens toevoegen aan de definitieve aangepaste onkostennota en voorkomen dat de kosten het budget overschrijden.
3. De algemene situatie van het project
Bij het opstellen van een rapport over een project moet het duidelijk de status van het project communiceren. Projectstatus impliceert niet de huidige status van onderhanden werk. Het moet ook andere gegevens bevatten, zoals het verschil tussen de geplande en de werkelijke planning, het verschil tussen de geschatte en de werkelijke kosten, de resterende taken, de late deadline (indien van toepassing), potentiële risico's en problemen, enz.
U moet een uitgebreid rapport maken dat de situatie vanuit alle mogelijke hoeken bevat. De uitgebreide rapportagefunctie van Asana kan helpen bij het opstellen van projectstatusrapporten in verschillende reikwijdten en invalshoeken. Verifiëren De beste tips om teamleden op afstand efficiënt te beheren.
4. Distributie van hulpbronnen
Zorg er bij het rapporteren over taaktoewijzing voor dat het anderen helpt de beschikbaarheid van bronnen te controleren en taken te delegeren wanneer dat nodig is. Geef in dergelijke rapporten een uitsplitsing van het aantal uren dat elke resource aan elke taak zal besteden.
Zo weten managers en collega's welk teamlid het druk heeft en wie vrije tijd heeft. Verzamel eenvoudig gegevens en gebruik deze in het rapport voor toekomstige planning met hulpmiddelen voor resourceplanning, zoals: Zilveremmer.
5. Visualisatie van de bezettingsgraad
U zult waarschijnlijk een rapport over het gebruik van projectresources opnemen. U moet het factureerbare gebruik scheiden van het totale resourcegebruik. Het is dus noodzakelijk om voor elke gegevens aparte kolommen te maken.
U kunt ook de resourcenaam en individueel gebruik, samen met groepsgebruik, opnemen. Evenzo kunt u even de tijd nemen om te leren kennen en te belonen wie erin is geslaagd om de beste presteerder te zijn op het gebied van het gebruik van hulpbronnen.
6. Voorzienbare en werkelijke risico's
Risicobeoordeling is een integraal onderdeel van projectmanagement. Daarom moet u de risicobeoordelingsgegevens nauwkeurig visualiseren. Misschien heb je bij het plannen van het project aan een aantal risico's gedacht. Naarmate het project vordert, verandert de risicobeoordeling echter. Maak een lijst van alle waargenomen en werkelijke risico's bij het maken van uw projectrapport.
Uw risicorapportage moet bestaan uit een overzicht van de te verwachten risico's, gevolgd door de risico's die het project tot aan de rapportagedatum is tegengekomen. Het is ook essentieel dat u eventuele wijzigingen in het risicoprofiel vermeldt die u of uw team hebben aangebracht naarmate het project vorderde. Verifiëren Beste gratis Airtable-alternatieven voor samenwerking en projectbeheer.
7. Projectportfolioanalyse
Als u meer dan één project tegelijk beheert en een rapport moet opstellen om uw portfolio te analyseren, moet u voorzichtig zijn. Ga eerst naar het dashboard waar alle projectnamen vetgedrukt worden weergegeven voor eenvoudige visualisatie.
Het dashboard moet ook een samenvatting van de projecten bevatten, zoals mijlpalen, deadline, huidige voortgang, budget versus kosten en toewijzing van middelen. U kunt ook verschillende grafieken gebruiken om gegevens op één plek te visualiseren. Later kunt u voor elk project afzonderlijke secties maken en deze afzonderlijk analyseren.
Er zijn enkele krachtige tools voor portfoliobeheer op de markt beschikbaar. U kunt elk van de beste tools kiezen om professionele en uitgebreide rapporten te maken. Verifiëren Beste gratis apps voor het maken en beheren van facturen voor eigenaren van kleine bedrijven.
8. Overeenkomstgegevens en labels toevoegen
Projectrapporten moeten een standaardconventie hebben voor gegevens en labels. Als u een rapport voor uw organisatie wilt genereren, volgt u de organisatorische maat. Als u een rapport voor een klant aan het maken bent, wilt u misschien bespreken hoe zij de informatie in het rapport willen hebben.
Gebruik ook korte en precieze labels in uw rapport, zodat iedereen het zonder problemen kan begrijpen. Probeer bovendien de lokale normen voor tijd en datum te volgen. Als u voor een in de VS gevestigd bedrijf werkt en uit het VK komt, zou het gebruik van Amerikaanse datumconventies ideaal zijn.
9. Infographics en interactieve afbeeldingen
Wat voor soort rapport u ook gaat opstellen, uw publiek zal interactieve grafieken het nuttigst vinden. Rijen en kolommen vol numerieke gegevens kunnen de klant ongeïnteresseerd maken. Maak in plaats daarvan grafieken en grafieken die aanvullende gegevens weergeven wanneer iemand de muisaanwijzer over een grafiek beweegt.
Er zijn veel grafieken en diagrammen die u in uw rapporten kunt gebruiken. Onder hen vindt u taartgrafieken, lijngrafieken en staafgrafieken die de meest voorkomende zijn. Afhankelijk van het type gegevens, moet u een diagram of diagram kiezen voor eenvoudige visualisatie.
10. sectie Opmerkingen
Elk projectrapport zal positieve of negatieve feedback uitlokken. Alle projectrapporten moeten een sectie bevatten waar de klant of manager feedback kan geven. Na het bekijken van de rapporten kan het publiek in dit gedeelte feedback en suggesties geven.
U hoeft dus niet apart feedback aan te vragen. Dit laat ook zien dat je bereid bent om je grenzen te kennen en verbeteringen aan te brengen. U kunt de suggesties later implementeren in uw projectworkflow.
Begin met het maken van een projectrapport
Een succesvolle presentatie hangt af van hoe het rapport is gemaakt voor het publiek. Houd bij het opstellen van het rapport de bovenstaande punten in gedachten om effectieve en uitgebreide projectrapporten op te stellen.
Misschien wilt u ook een krachtige tool voor gegevensvisualisatie gebruiken voor professionele rapportage met een vleugje creativiteit. U kunt nu bekijken Toptips voor het samenwerken aan gedeelde spreadsheets voor uw project.
