Organisatiehulpmiddelen kunnen meer doen dan alleen zorgen dat u op het werk op schema blijft. Ik beheer mijn hele leven in Notion en het helpt mij om over bijna alles het overzicht te behouden. Notion is een uitgebreid persoonlijk informatiebeheersysteem waarmee u taken, projecten en notities efficiënt kunt organiseren.
Snelle links
1. Pagina's gewijd aan alles wat organisatie vereist
Mijn eerste regel voor het organiseren van alles in Notion is om de items in pagina's te verdelen. Ik heb aparte pagina's voor werk en privé, met daarbinnen geneste pagina's om verschillende taken te categoriseren. Hierdoor kan ik persoonlijke best practices voor projectmanagement toepassen.
Ik heb een aparte pagina voor financiële planning, met pagina's waarop u uw inkomsten, uitgaven, grote aankopen, spaargelden en investeringen kunt bijhouden. Dit geldt ook voor werk. Als journalist, schrijver en programmeur zijn er voor mij verschillende carrièremogelijkheden tegelijkertijd. Dankzij speciale pagina's kan ik verschillende soorten werk apart bijhouden, wat cruciaal is om de productiviteit te verbeteren.
In terugkerende situaties, zoals het plannen van maandelijkse budgetten, bespaart deze structuur enorm veel tijd. In plaats van dat ik door bankafschriften, e-mails, brieven en omslachtige spreadsheets moet bladeren die ik gebruik om grotere geldbedragen bij te houden, kan ik alles overzichtelijk in Notion Pages ordenen. Hierdoor verspilt u minder tijd aan het zoeken naar informatie.
Dat hoeft niet per se; Notion kan allerlei zaken prima op één pagina bijhouden. Dankzij de hiërarchie van geneste pagina's kan ik echter precies vinden wat ik zoek, zonder dat ik door een hoop irrelevante informatie hoef te scrollen. Zo kunt u zich concentreren op de belangrijke taken en worden afleidingen vermeden.
2. Controlelijsten voor snelle lijsten in Notion
Met de To-do-lijstblokfunctie van Notion kunt u opvouwbare controlelijsten maken, zodat u snel to-do-lijstjes kunt maken. Een to-dolijst is doorgaans de eerste stap wanneer ik iets nieuws wil bijhouden of informatie in Notion wil invoeren.
Selectievakjes worden in Notion op dezelfde manier behandeld als opsommingslijsten. U kunt dus in elk element geneste selectievakjes (of opsommingstekens) gebruiken. Met deze aanpak kan ik mijn taken en de bijbehorende vereisten, stappen en subtaken eenvoudig en duidelijk definiëren. U kunt ook herinneringen instellen. Als u deze functie goed gebruikt, kunt u uw to-do-app vervangen door Notion.
De meeste van mijn Notion-pagina's bevatten minstens een soort checklist. Naast het bijhouden van mijn dagelijkse taken, gebruik ik deze checklists voor van alles en nog wat. Denk aan het boodschappen doen, het bijhouden van welke boeken ik nog moet lezen en het bijhouden van de voortgang van het inrichten van mijn nieuwe kantoor.
De enige functie die je mist in vergelijking met een speciale to-do-lijst-app, is de mogelijkheid om een widget met je to-do-lijst vast te zetten op het startscherm van je telefoon. Notion biedt Android-widgets aan. Met de Pagina-widget kunt u snel naar de pagina met uw lijst gaan. Apps zoals Microsoft To-Do bieden u echter een hulpmiddel waarmee u rechtstreeks vanaf het startscherm nieuwe taken kunt selecteren of toevoegen, wat zorgt voor een soepelere ervaring.
3. Databases voor het volgen van werk en projecten
ik ben Ik gebruik Notion-databases. Om bijna alles bij te houden. U kunt er individuele eigenschappen mee creëren, formules mee gebruiken en automatisering ondersteunen om het leven gemakkelijker te maken. Notion-databases kunnen ook worden gesynchroniseerd met apps van derden, zoals Asana, Jira en GitHub, waardoor u taken eenvoudiger op verschillende platforms kunt volgen.
Elk afzonderlijk item in een Notion-database is een pagina. Dit betekent dat u grote hoeveelheden informatie in één tabel kunt ordenen. U kunt ook aangepaste weergaven voor uw databases maken met specifieke filters en sorteringen, zodat u uw inhoud eenvoudig kunt categoriseren. En als u gegevens over meerdere tabellen heen wilt koppelen, kunt u dat ook met de relatiefunctie van Notion doen. Grotere databases met veel items of meerdere databases op één pagina kunnen de navigatie lastig maken. Door aangepaste weergaven in te stellen, kunt u snel relevante informatie vinden die u mogelijk niet in één oogopslag kunt zien.
Wanneer u een database instelt, hebt u de mogelijkheid om verschillende database-eigenschappen aan kolommen toe te voegen. Er zijn 21 verschillende eigenschappen beschikbaar voor databases, van eenvoudige tekst en getallen tot formules en knoppen waarmee u met één klik specifieke automatiseringen kunt activeren. U kunt zelfs bestanden en afbeeldingen uploaden naar uw databases, zodat u ze eenvoudig kunt opslaan.
Mijn volgsysteem haalt relevante taken uit Asana op zodra ze aan mij zijn toegewezen. Nadat ik de gegevens heb geïmporteerd, gebruik ik de afzonderlijke pagina's voor onderzoek of aantekeningen voor het artikel. Met mijn tracking-eigenschappen kan ik complexe taken opsplitsen in kleinere stukken.
Als u meerdere databases hebt die taken op verschillende pagina's bijhouden, kunt u deze taaktrackers omzetten in een takendatabase. Alle aan u toegewezen taken verschijnen dan onder de sectie. Mijn taken Op de Notion-homepage. Houd er rekening mee dat taakdatabases een eigenschap moeten hebben Toestand و Verantwoordelijk و deadline, dus zorg ervoor dat je het toevoegt als je dat nog niet hebt gedaan.
Om de databases volledig te kunnen gebruiken, moet u minimaal upgraden naar een Notion Plus-abonnement, maar de extra functies zijn de kosten meer dan waard. Met al de tijd die deze app mij bespaart, Mijn Notion-abonnement betaalt zichzelf elke maand terug..
4. Gebruik kleuren om de taakstatus in tekst aan te geven.
Notion biedt een aantal basisopties voor tekstopmaak, waaronder vet, cursief, onderstrepen en doorhalen. Ook kunt u achtergrond- en tekstkleuren instellen. Als u een snel volgsysteem moet bedenken, raad ik u aan kleuren te gebruiken om de status van taken aan te geven. Effectieve taakbeheerstrategie.
Eén van de vorige taakbeheersystemen die ik gebruikte, maakte gebruik van tekstkleuren om mijn ideeën bij te houden. Nadat ik een takenlijst met potentiële ideeën klaar had, kleurde ik de tekst in verschillende kleuren om de voortgang van elk idee aan te geven. Deze methode helpt bij Taken organiseren Visueel.
Gele taken geven aan dat een redacteur ze beoordeelt, groene taken geven aan dat ze zijn goedgekeurd en rode taken geven aan dat ze zijn afgewezen. Zodra ik klaar ben met het schrijven van een artikel, vink ik eenvoudig het takenvakje aan en ga ik door naar de volgende taak. Deze eenvoudige methode verbetert Taakproductiviteit.
Dit systeem is niet zo gedetailleerd als mijn huidige artikelbeheersysteem, dat is gebouwd met behulp van databases. Maar als u een nieuw project toegewezen hebt gekregen en geen tijd hebt om te bedenken hoe u een goed georganiseerd volgsysteem opzet, kan gekleurde tekst op uw takenlijst wonderen doen. Het is een snelle en effectieve oplossing voor Taak volgen.
5. Integratie van Google Agenda en Google Sheets
Hoewel Notion een veelzijdig hulpmiddel is, kan het niet alles. Hier komen integraties met apps van derden om de hoek kijken. De vele integraties van Notion verhogen de productiviteit.U kunt altijd webinhoud insluiten als een bepaalde service niet wordt ondersteund.
Ik vind Notion-databases erg fijn, maar Notion-formules werken niet op dezelfde manier als Excel- of Google Sheets-formules. In dergelijke gevallen maak ik een Google Sheets-spreadsheet en importeer ik deze op de relevante Notion-pagina.
Kopieer eenvoudig de deellink uit Google Sheets en sluit deze in Notion in met behulp van een blok. embed. U krijgt een volledig functioneel spreadsheet direct op uw Notion-pagina met dezelfde functionaliteit als in de Google Sheets-web-app.
Hetzelfde geldt voor Google Agenda. Als Android-gebruiker met een lange staat van dienst ben ik diep geworteld in het Google-ecosysteem. Voor mij is de overstap naar Notion Calendar dan ook niet erg praktisch. Met de insluitfunctie kan ik mijn agenda aan elke Notion-pagina toevoegen. Alle nieuwe afspraken of evenementen die ik via de Agenda-app op mijn telefoon toevoeg, worden dan weergegeven.
Notion is een ontzettend krachtig hulpmiddel, zeker gezien hoe makkelijk het is om op te zetten. Je zult even de tijd moeten nemen om alle verschillende functies en blokken te ontdekken, maar als je dat eenmaal hebt gedaan, heb je alles onder controle, van een belangrijke taak op het werk tot een vergeten afspraakje.
