Na het veranderen van de manier waarop uw organisatie werkt in de richting van werken op afstand, is het absoluut noodzakelijk dat u de tijd neemt om een goede communicatiecultuur in uw virtuele werkruimte te bevorderen. Dit komt omdat de manier waarop u vroeger met collega's omging in een traditionele kantooromgeving, zich niet noodzakelijkerwijs vertaalt naar de virtuele wereld.
Daarom is het herschrijven van uw communicatiegids de sleutel tot succes binnen het virtuele team, en een manier om dit te bereiken is door te leren wat u niet moet doen. Verifiëren De beste manier voor videomakers om professioneel te communiceren.
Snelle links
1. E-mail gebruiken als de primaire communicatiemethode
Hoewel e-mail nog steeds een belangrijke rol speelt in de huidige externe werkplek, zou het niet de primaire optie voor communicatie moeten zijn. U kunt berichten snel uit het oog verliezen wanneer ze in uw inbox zijn begraven, wat leidt tot een lagere productiviteit.
U kunt nog steeds e-mail gebruiken om in contact te komen met bestaande klanten en potentiële klanten te targeten. Er zijn echter andere praktische communicatietools die beter geschikt zijn om op afstand berichten te versturen en samen te werken met uw collega's.
Instant messaging-tools zoals Slack Goed voor snelle onderlinge gesprekken en het creëren van kanalen voor specifieke onderwerpen of projecten. U kunt ook profiteren van berichten-apps zoals Twist om asynchroon te communiceren, terwijl projectbeheertools zoals: Trello أو Asana Taken maken, toewijzen en volgen.
2. Niet plannen vanwege tijdzoneverschillen
In een traditionele kantooromgeving werken mensen meestal op dezelfde plek en tijdens dezelfde kantooruren. Wanneer u echter virtuele teamleden in verschillende tijdzones heeft, kan het ingewikkelder worden, tenzij u het plant.
U moet op de hoogte zijn van tijdsverschillen en overlappende uren vinden om vergaderingen te plannen. U hoeft echter geen tijdzones te onthouden of waar uw collega's zich bevinden om dit te bereiken. U kunt tijdzoneconversieprogramma's gebruiken zoals: Tijdzone.io Of veelgebruikte agenda-apps zoals Cal vriendelijk Om vergadertijden in te stellen en te beheren. Zo kun je een tijd instellen die voor iedereen werkt. Verifiëren Beste apps en tools voor het plannen van vergaderingen en het plannen van afspraken.
3. Overmatig vertrouwen op alleen tekst
Tekstcommunicatie is vaak verstoken van non-verbale signalen zoals lichaamstaal, oogcontact en gezichtsuitdrukkingen, wat gemakkelijk kan leiden tot verkeerde interpretaties en conflicten. In de standaardinstelling is het nodig om verschillende communicatiemedia te gebruiken om uw punt te communiceren, inclusief videoconferentietools zoals Google Meet of Zoom.
Aangezien u misschien niet fysiek bij elkaar kunt komen, doen deze tools het beste om u uw collega's te laten zien en ernaar te laten luisteren. Naast het creëren van meer persoonlijke connecties, leggen videogesprekken ook complexe taken beter uit.
Je kunt echter niet altijd een videogesprek voeren, vooral niet als je met mensen in andere tijdzones werkt. In dit geval kunt u een asynchrone videotool gebruiken zoals: voodle Om videoberichten op te nemen en te verzenden. Verifiëren Alleen tekstcommunicatie gebruiken om de efficiëntie van virtueel werk te verbeteren.
4. Verwacht dat iedereen altijd beschikbaar is
Als gevolg van alle communicatiemiddelen die binnen het bereik van veel gebruikers zijn en de invoering van beleid voor werken op afstand, vervagen de grenzen tussen werk en privé steeds meer. Zo ontstond een cultuur.”Doorgaand werk“De onrealistische verwachting dat iedereen te allen tijde beschikbaar moet zijn om te reageren op werkgerelateerde berichten of te reageren op werkvereisten.
Om dit te voorkomen, moet u een aantal limieten instellen. Dit omvat het op afstand maken van een aangepast werkschema, het instellen van uw beschikbaarheid in communicatietools op de werkplek en het uitschakelen van meldingen voor niet-dringende berichten buiten kantooruren.
5. Geen aandacht voor culturele/religieuze verschillen
Omdat je met werken op afstand talent uit verschillende delen van de wereld kunt aannemen, moet je je bewust zijn van de culturele en religieuze verschillen die een negatieve invloed kunnen hebben op je communicatie en teamdynamiek.
Mensen uit verschillende culturen en religies kunnen bijvoorbeeld bepaalde feestdagen vieren en zijn mogelijk niet beschikbaar voor werk of hebben andere werktijden tijdens deze tijden. Daarom kan het nodig zijn deze dagen bij te houden en uw deadlines of communicatieplannen dienovereenkomstig aan te passen.
6. Geen ruimte creëren voor informele gesprekken
In een thuiswerkomgeving kan het gemakkelijk zijn om de behoefte aan sociale interactie tussen collega's over het hoofd te zien. Eenzaam voelen op afstand werken is echter een ernstige zorg die de productiviteit en werktevredenheid kan verminderen.
Om dit tegen te gaan, moet je manieren vinden om informele gesprekken aan te moedigen. U kunt dit bereiken door virtuele mogelijkheden te creëren voor willekeurige gesprekken. Bijvoorbeeld een functiegroep maken voor informele gesprekken in een chattool op de werkplek. Hier praat je over niet-werkgerelateerde onderwerpen, zoals weekendplannen, je favoriete tv-programma of hobby's.
Vergroot de betrokkenheid binnen uw team met deze koffiepauze-ideeën.
7. Te veel vergaderingen houden
Hoewel het belangrijk is om regelmatig contact op te nemen met uw team, wilt u de vergaderingen niet overdrijven. De waarheid is dat sommige vergaderingen uw tijd niet waard zijn en zelfs uw productiviteit kunnen schaden.
Vraag jezelf dus, voordat je weer een afspraak plant, af of het echt nodig is en of er andere manieren zijn om je boodschap over te brengen. Wanneer u ervoor kiest om een vergadering te houden, probeer deze dan zo productief mogelijk te houden door van tevoren een agenda te maken en te delen, deze kort te houden en alleen aanwezig te zijn bij degenen die nodig zijn.
Wijs bovendien iemand toe om de notulen van vergaderingen correct te documenteren en bewaar ze op een centrale plaats waar iedereen ze kan openen. Dit zal ertoe bijdragen dat er in de toekomst geen vergaderingen meer nodig zijn om te bespreken wat er in de vorige sessies is gebeurd. Verifiëren Beste apps die u kunt gebruiken om effectieve samenvattingen van vergaderingen te schrijven.
8. Prestaties niet erkennen en successen vieren
Het erkennen en vieren van de successen van uw team is essentieel om het moreel en de sociale betrokkenheid te stimuleren. Thuiswerken is geen reden om deze essentiële teambuildingactiviteit over het hoofd te zien.
U kunt vertrouwen op hulpmiddelen voor werknemersherkenning, zoals: Bonusloos Om het succes van uw team te vieren en meer te weten te komen over individuele prestaties. Je kunt het ook integreren in je Slack-werkruimte, zodat teamleden gemakkelijker citaten kunnen geven en ontvangen. Verifiëren De beste tools om uw externe werkplekervaring te verbeteren.
Vermijd deze fouten om de communicatie met het externe team te verbeteren
Hoewel de externe werkomgeving zijn uitdagingen kent, biedt het ook veel kansen voor groei en succes. Voor het grootste deel leren we nog steeds hoe we deze nieuwe manier van werken het beste kunnen navigeren.
Als u deze veelvoorkomende risico's kent, kunt u ze vermijden en een succesvolle externe werkomgeving voor u en uw team creëren. U kunt nu bekijken De beste tips om teamleden op afstand efficiënt te beheren.
