Taken en projectmanagementtoepassingen hebben veel aan belang gewonnen door de toenemende behoefte van bedrijven aan tools die het werk organiseren en de coördinatie tussen hun leden en afdelingen faciliteren om specifieke doelen binnen de geplande periode te bereiken.
Asana is een webapplicatie voor projectbeheer en productiviteitsverbetering. De vele tools en functies maken het een populaire keuze voor zowel individuen als grote en kleine teams die hun bedrijf willen organiseren.
Wil je je Asana-vaardigheden verbeteren? Wil je wat tips om het meeste uit de app te halen? We hebben je gedekt. Verifiëren De beste tips om teamleden op afstand efficiënt te beheren.
Hieronder vind je enkele van onze favoriete Asana-trucs. Bovendien is het ideaal voor elk vaardigheidsniveau en handig voor iedereen die Asana gebruikt, ongeacht welk tariefplan je hebt.
Snelle links
1. Stel terugkerende taken in
Zijn er taken die u elke dag of week steeds opnieuw maakt? U kunt bijvoorbeeld taken maken om uw e-mail te controleren of aan wekelijkse projectbeoordelingen te werken.
Deze taken kunnen worden ingesteld als terugkerend binnen Asana. Bovendien is het een snelle en gemakkelijke installatie die met slechts een paar klikken kan worden gedaan. Maak eerst een nieuwe taak aan en volg dan deze stappen:
- bevind zich Geen vervaldatum Om de vervaldatum voor uw taak te wijzigen.
- Onderaan de kleine pop-up zie je pijlen of ingesteld op herhalen. Selecteer het.
- Kies de tijd dat uw taak moet terugkeren, evenals de dagen waarop uw terugkerende taak moet worden weergegeven.
2. Schakel de modus Niet storen in
Als je op vakantie bent of je gewoon op je werk wilt concentreren, kun je de modus Niet storen snel inschakelen. Om dit te doen:
- Selecteer je profielfoto om je persoonlijke instellingen te openen.
- selecteer dan Waarschuwingen.
- bevind zich Waarschuwingen pauzeren Hoe lang wil je dan pauzeren terwijl Niet storen is ingeschakeld.
Als je deze instelling niet elke keer wilt inschakelen als je wilt voorkomen dat meldingen binnenkomen, kun je ook een planning maken. Vink het vakje aan naast Waarschuw me niet van en selecteer de tijden.
3. Gebruik sneltoetsen
Net als elke krachtige productiviteits-app biedt Asana een breed scala aan sneltoetsen die u kunt gebruiken om elke taak te vereenvoudigen. Enkele van onze favoriete sneltoetsen zijn:
- Tabblad-BKSP Om de geselecteerde taken te verwijderen.
- Tab-H Om terug te keren naar de homepage.
- Tab-M Om een taak voor jezelf te stellen.
- Tab-P Om toe te voegen aan een project.
- tab-/ Om te zoeken naar een project, tag, persoon of taak.
- I Om te archiveren wanneer je in je inbox zit.
- tab-n Om een nieuwe partitie te maken.
4. Taken maken vanuit e-mail
Je e-mailinbox kan een bron van frustratie zijn. Voeg de noodzaak toe om nieuwe Asana-taken te maken voor nieuwe projecten die naar je inbox komen, en misschien wil je gewoon je hand opsteken en weglopen.
Gelukkig kun je binnen Asana eenvoudig nieuwe taken maken vanuit e-mails.
U kunt een taak indienen bij Mijn taken door een e-mail te sturen naar: [e-mail beveiligd]. Asana maakt een nieuwe taak aan in de werkruimte die is gekoppeld aan uw e-mailadres.
Deze afbeelding toont items die u aan uw e-mail kunt toevoegen om Asana-taken verder aan te passen. Vul zo nodig de gegevens in en verzend ze. Verifiëren Toptips om uw projectrapporten te laten opvallen.
5. Markeer projecten voor snelle toegang
Als je veel projecten in Asana hebt, kan het moeilijk zijn om de projecten te vinden die je het vaakst nodig hebt. Zelfs een paar seconden zoeken en scrollen kan de productiviteit van uw dag beïnvloeden.
U kunt eenvoudig projecten binnen Asana markeren voor eenvoudig opslaan en openen. Om dit te doen:
- Zoek het project dat je aan je favorieten wilt toevoegen in de menubalk aan de linkerkant van het scherm.
- Selecteer het menu met drie stippen en selecteer vervolgens Toevoegen aan favorieten.
- Nu ziet u uw project vermeld in Favorieten bovenaan de menubalk.
Of, als u zich in het project bevindt, kunt u het snel markeren door het sterpictogram naast de projectnaam te selecteren.
Ga door uw projecten en markeer welke u bij de hand wilt houden.
6. Kleurcodering van uw projecten
Voor een betere projectorganisatie kunt u ook uw Asana-projecten inkleuren. Dit is vooral handig als je persoonlijke taken hebt vermengd met je werktaken.
Om projecten een kleurcode te geven, zoekt u het project in de menubalk aan de linkerkant van het scherm. Selecteer het menu met de drie stippen en dan kun je de kleur en het pictogram instellen. Kies ten slotte de kleur die het beste bij uw behoeften past.
Weet u niet zeker hoe u kleurcodering moet toepassen? Er zijn eindeloze manieren. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde kleur toewijzen voor werktaken en een andere kleur voor persoonlijke taken. Verifiëren De beste agenda-apps om je taken in te plannen en productiever te zijn.
Of u kunt een kleur toewijzen aan projecten met een hoge prioriteit en een andere kleur aan niet-belangrijke projecten. Speel met opties om te zien wat je het leukst vindt.
U kunt met dezelfde stappen ook een aangepaste kleurcode voor elk project kiezen. Zorg ervoor dat u het selectievakje naast Aan iedereen toewijzen aanvinkt om ervoor te zorgen dat alleen wijzigingen worden aangebracht in de weergave Taken.
7. Profiteer van de projectstatusinstellingen
Een van onze favoriete functies binnen Asana is de mogelijkheid om projectstatussen in te stellen als indicatoren voor de voortgang van projecten.
U kunt bijvoorbeeld delen of een project doorgaat zoals gepland, het risico loopt een deadline te overschrijden of volledig van de baan is. Vervolgens zal Asana je helpen de statusupdate te publiceren zodat iedereen deze kan zien.
Om de projectstatus te wijzigen, opent u uw project in Asana. Selecteer vervolgens status instellen. Aan de rechterkant van het scherm ziet u statusopties waaruit u kunt kiezen.
Zodra u de statusoptie selecteert, geeft Asana u de mogelijkheid om een statusupdate te maken. Je kunt een adres kiezen, projectdetails toevoegen en kiezen naar wie je de update wilt sturen.
Je kunt er ook voor kiezen om jezelf elke donderdag een herinnering te sturen om de status van je projecten bij te werken door de schakelaar naast . te selecteren Herinner me eraan om elke donderdag te updaten.
Dit is een geweldige manier om uzelf of uw team op de hoogte te houden van wat goed gaat en welke taken interventie behoeven. Verifiëren De belangrijkste persoonlijkheidskenmerken om een succesvolle projectmanager te worden.
Dit is een uittreksel van wat Asana kan doen
Of je nu nieuw bent bij Asana of een doorgewinterde professional bent, er is altijd iets nieuws te ontdekken op het platform.
Het maakt deel uit van wat Asana tot een geweldige app voor projectbeheer maakt voor persoonlijk of groepsgebruik. U kunt nu bekijken Beste gebruiksvriendelijke projectbeheertools voor Mac.
