Als u in het dagelijks leven een frequente gebruiker van Google Spreadsheets bent, moet u weten dat repetitieve taken veel tijd in beslag nemen. U moet cellen, tekst, getallen, grafieken, randen, enz. opmaken.
Met Google App Script en GUI-gebaseerde opname kunt u veel taken automatiseren door macro's uit te voeren. Hoewel het uitvoeren van een macro eenvoudig is, is het misschien niet in alle gevallen mogelijk of acceptabel. Door de voor- en nadelen van macro's in Google Spreadsheets te begrijpen, kunt u ze efficiënt en veilig gebruiken. Verifiëren Macro's maken en uitvoeren in Microsoft Word.
Snelle links
Waarom zou u macro's gebruiken in Google Spreadsheets?
Stel dat u duizenden gegevens in meerdere werkbladen moet beheren. Deze gegevens kunnen zijn: jaarbudget, takenlijsten, maandbudget, investeringstracker, evenementenplanner, planning, productinventarissen, enz.
Uiteindelijk zal het alles bevatten Google Spreadsheets Deze hebben verschillende formaten voor tekst, getallen, datums, tijden en meer. U kunt ook kolommen, rijen en gekleurde tekst maken om de gegevens beter weer te geven.
U kunt veel repetitieve stappen elimineren en taken automatiseren als u zorgvuldig alle Google Spreadsheets UI-interacties registreert die u maakt met de macrorecorder. Doe dit één keer voor elk werkblad en wijs een sneltoets toe aan de macro.
Gebruik nu de sneltoets om de nieuw ingevoerde gegevens op te maken. Hier zijn enkele eenvoudige macro's om mee aan de slag te gaan:
- Maak meerdere tabellen op een werkblad op.
- Maak herhaaldelijk dezelfde gegevensvisualisatie van vergelijkbare gegevenssets.
- Converteer formules naar waarden en exporteer de gegevens vervolgens naar andere tools.
- Sorteer de gegevens over alle bladen volgens een standaardregel.
- Toon eenvoudig kolommen en rijen over het werkblad.
- Stel uniforme tabbladkleuren in voor alle bladen van een bepaald bestand.
- Met macro's kunt u snel filters resetten.
U kunt macro's implementeren om de tijd die u besteedt aan het organiseren en berekenen van gegevens te verminderen. De voordelen van macro's in Google Spreadsheets vergroten uw zelfvertrouwen, motiveren u en versnellen uw workflow.
Zo maakt u een macro:
- Open op een computer een spreadsheet op sheets.google.com.
- Tik bovenaan de pagina op Toevoegingen Vervolgens Macro's Vervolgens Macro-opname.
- Kies onder aan de pagina het type celverwijzing dat u door de macro wilt gebruiken:
- Gebruik absolute referenties: De macro voert de taken uit op de exacte cel die u opneemt. Als cel A1 bijvoorbeeld donkerder is, zal de macro cel A1 altijd donkerder maken, ongeacht op welke cel u klikt.
- Gebruik relatieve verwijzingen: De macro voert de taken uit in de cel die u kiest en de cellen ernaast. Als bijvoorbeeld de vetgedrukte cellen A1 en B1 zijn opgenomen, kan de macro later worden gebruikt op de vetgedrukte cellen C1 en D1.
- Voltooi de taak die u wilt opnemen. Als je klaar bent, tik je op sparen.
- Geef de macro een naam, maak een aangepaste snelkoppeling en klik op Opslaan.
Om een macro uit te voeren, klikt u op Add-ons, vervolgens op Macro's en vervolgens op de gewenste macro.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van macro's in Google Spreadsheets?
Macro's zijn een van de snelle trucs van Google Spreadsheets om de gebruikerservaring te verbeteren. Het verhoogt uw efficiëntie en het vermogen om meer gegevens te beheren, terwijl de algehele responstijd wordt verkort. Hier zijn enkele van de essentiële voordelen van het gebruik van macro's in uw spreadsheet:
1. Automatisering
U kunt gegevensverwerking op basis van Google Spreadsheets volledig automatiseren met macro's. Het enige dat u hoeft te doen, is uw strategie voor gegevensinvoer plannen, opmaken, organiseren, berekenen en visualiseren.
Voer nu de taken stap voor stap uit terwijl u elke taak in een afzonderlijke macro opneemt. Wijs unieke sneltoetsen toe aan macro's. U kunt ook een woordenlijst van deze afkortingen maken en deze ter referentie op het werkblad plaatsen.
Voor kleinschalig databasewerk kunnen Google Spreadsheets-macro's eenvoudig het benodigde aantal taken dat door elk teamlid moet worden uitgevoerd of dure tools verminderen.
2. Foutloze gegevensverwerking
Menselijke fouten zijn onvermijdelijk in spreadsheets. Fouten kunnen zich vermenigvuldigen als er meerdere mensen aan hetzelfde werkblad werken. Daarom zal het uitvoeren van macro's handmatige taken zoals gegevensinvoer, gegevensopmaak en gegevensberekeningen verminderen.
Wanneer er minimale handmatige taken zijn, kunt u een foutloze verwerking verwachten in een samenwerkende spreadsheet.
3. Toepassing van regels voor gegevensvalidatie en naleving
Als uw bedrijf strikte nalevingsvereisten vereist, kunt u macro's gebruiken. Waar kunt u profiteren van macro's om meerdere regels tegelijk toe te passen in plaats van handmatig regels toe te wijzen aan elk blad.
Implementeer eenvoudig nalevingsbeleid en gegevensvalidatie voor meerdere projecten zonder tijd en geld te verspillen.
4. Minder giswerk
Macro's en Google Formulieren kunnen u helpen de kracht van uw werkbladen te vergroten. Gebruik Google Formulieren voor gegevensinvoer voor werkbladen voor samenwerking. Stel ook een paar macro's in voor opmaak en berekeningen.
Uw teamleden kunnen nu nieuwe gegevens invoeren en het papier opmaken om aan uw verwachtingen te voldoen. Ze hoeven ook niet te wachten op instructies die aan elke taak zijn toegewezen.
5. Weg met stress
Als u gegevens handmatig moet invoeren, cellen moet opmaken, waarden moet berekenen, enz., zult u of een lid van uw team op zijn vroegst erg moe worden. Ook handwerk vraagt om extra focus. Het gevolg is dat uw personeel onproductiever wordt.
Automatische macro's helpen u sneller te werken en verveling op het werk te voorkomen. U en alle anderen met u kunnen de focus gemakkelijk verleggen naar kritieke taken die extra inkomsten voor u genereren. Verifiëren Wat is een te hoge werkdruk en hoe voorkom je dit?
6. Gemakkelijk op te lossen
Een enkele macro kan meerdere gebruikersinterface-interacties opslaan. Dus als u ongebruikelijke opmaak ziet, gegevens die moeten worden geregulariseerd of niet-berekende waarden, weet u waar u het probleem kunt oplossen.
Als u geen macro's gebruikt, moet u verschillende stappen voor probleemoplossing volgen.
7. Google Apps-integratie
Het primaire programma voor macro's is App Script. U kunt geavanceerde scripts leren om Google Spreadsheets mee te integreren Google Workspace-services Anderen zoals documenten, schijf, formulieren, enz.
U kunt macro's gebruiken om bestanden in Google Drive vanuit Google Spreadsheets te verplaatsen, kopiëren of verwijderen.
Zijn er nadelen aan macro's in Google Spreadsheets?
Sommige fouten verhinderen de volledige inzet van macro's in elk project. Dit zijn de tekortkomingen die u kunt tegenkomen bij het gebruik van macro's in Google Spreadsheets:
1. App Script-beveiligingsproblemen
Onbekende macro's kunnen een bedreiging vormen voor uw hele Google-werkblad. Een hacker kan complexe macroscripts maken die gegevens van uw bedrijf kunnen stelen of uw database voor altijd kunnen vernietigen.
2. Macro's worden niet automatisch geëxporteerd/geïmporteerd
U kunt geen aangepaste macro's op het ene vel papier over het andere uitvoeren. U moet een complex proces van het importeren van de macro's doorlopen door het bijbehorende script te kopiëren.
3. Leercurve
U moet enkele educatieve en trainingsartikelen van Google Spreadsheets bekijken om het gebruik van macro's onder de knie te krijgen. U moet ook de interacties met uw Google Spreadsheets-gebruikersinterface in kaart brengen om krachtige macro's te maken.
4. Conflict met sneltoetsen op het toetsenbord
Er zijn ten minste tien sneltoetsen voor Google Spreadsheets die macrosneltoetsen kunnen verstoren. Omdat deze sneltoetsen ook beginnen met Ctrl + Alt + Shift.
U moet dus unieke snelkoppelingen voor uw macro's maken. Schrijf het ook op voor toekomstig gebruik.
5. Er kunnen fouten in gecondenseerde macro's zitten
Soms neemt u mogelijk niet alle UI-interacties op in één macro. Het gebruik van macro's in grote stappen kan de gegevensverwerking vertragen of zelfs helemaal niet werken. Misschien wilt u de stappen opsplitsen in meerdere macro's.
Macro's in Google Spreadsheets om taken te automatiseren
Er zijn altijd voor- en nadelen aan elke technologie, en macro's in Google Spreadsheets zijn geen uitzondering. De voordelen lijken echter meer dan de nadelen.
U zult dus merken dat veel Google Spreadsheets-experts macro's in hun werkbladen gebruiken om foutloos werk te leveren in een snelle werkomgeving. Door macro's te implementeren, kunt u ook een hoofdgebruiker van Google Spreadsheets worden. U kunt nu bekijken De beste manieren om een Excel-bestand naar Google Spreadsheets te converteren.
