U hoeft niet te worden geïntimideerd wanneer u uw Gmail-account opent uit angst voor te veel berichten en niet georganiseerd te zijn. Er zijn veel manieren om de Gmail-cloudruimte efficiënter en effectiever te maken en om een meer georganiseerde ervaring te hebben, in het onderwerp van vandaag we zullen 15 verschillende tips leren die u zullen helpen een mailbox te krijgen. Mail lijkt op een droom om geen brieven te hebben.
Snelle links
1- Pas uw inbox aan:
Met Google kun je het uiterlijk van je inbox aanpassen en opmaken en aangezien we weten dat de standaardlay-out de inbox met tabbladen is, zijn er drie lay-outs om verschillende berichten op de voorgrond te plaatsen: "Belangrijk", "ongelezen" en "mail met ster", en de prioriteit van de lay-out is Inkomende post is de mate waarin het belang van inkomende elektronische berichten wordt geclassificeerd.
Als u wilt dat uw e-mail alleen wordt bezorgd, zijn de standaard- en prioriteitslay-outs het beste voor u en worden ze het meest gebruikt binnen één categorie, en als u iets anders wilt, moet u de andere prioriteit hebben, waar u moet spelen met de verschillende lay-outs voor inkomende e-mail totdat u vindt wat bij u past.
Voor mij geef ik de voorkeur aan de standaardlay-out omdat het me de overgang biedt tussen belangrijke verkoopberichten en verkoopberichten in één categorie, de categorie van promotionele berichten zonder ze volledig te hoeven verwijderen.
Klik op de bedieningsknop "tandwiel" in uw Gmail-account en klik vervolgens op Instellingen en klik vervolgens op het tabblad Inbox onderaan het tabblad. Gebruik het vervolgkeuzemenu om de lay-out van de inbox aan te passen die u wilt.
2- De inbox omzeilen:
Het is niet nodig dat elk bericht handmatig door de inbox wordt gesorteerd voordat het naar de archieven wordt verplaatst. Voor berichten die u automatisch in een bestand buiten de inbox wilt plaatsen, zoals bonnen of werkgerelateerde berichten, maakt u een filter om om dergelijke berichten in de inbox over te slaan.
Klik hiervoor op de "tandwiel"-knop in uw Gmail-account, open het instellingenmenu en klik vervolgens op het tabblad Filter en geblokkeerde adressen, klik onderaan het venster op "Een nieuw filter maken" en vul het filter met de instellingen die u verkiest (bijvoorbeeld e-mailberichten met het woord "ontvangen" in de onderwerpregel) voordat u "Filter maken met deze zoekcriteria" opent, moet u kiezen wat het filter moet doen, markeer de "Inkomende e-mail negeren (archief )” optie, en vervolgens alle inkomende berichten die Filters automatisch worden opgenomen in uw opgeslagen e-mail, en u kunt ze ook markeren als “gelezen” als uw gefilterde berichten niet hoeven te worden gelezen.
3- Voeg trefwoorden toe:
Het archiveringssysteem van Google moedigt gebruikers aan om niets uit hun e-mail te verwijderen, wat geweldig is voor digitale hamsteraars zoals ik ;), maar dit betekent ook dat er veel elektronisch afval is dat we niet langer nodig hebben, vooral als we een specifieke e-mail, zelfs Als uw e-mail is geordend en kleurmarkeringen bevat, zult u deze moeilijk kunnen vinden.
Google-zoekopties zijn acceptabel om een specifieke e-mail te vinden, maar het heft in eigen handen nemen is geen slecht idee. De tijd dat je zoekt met trefwoorden, zinnen en de e-mail die je zoekt, verschijnt :).
4- Zie eruit als een professional:
Als je iets in je archief moet vinden waaraan geen trefwoorden zijn gekoppeld, moet je de zoekmachine voor Gmail gebruiken. Hier zijn enkele geavanceerde zoekopdrachten die je zullen helpen te vinden wat je zoekt in 20.000 oude berichten.
Sluit berichten uit van specifieke labels met behulp van het proces: label:[labelnaam] Welke Label: [Tagnaam].
Dit is vooral handig als u chatlogboeken wilt uitsluiten - typ gewoon - het label: chats in het zoekvak. U kunt ook uitsluitend zoeken naar berichten met specifieke classificaties met de bewerking: +label:[labelnaam] Welke + Label: [Tagnaam] .
De + en – bewerkingen werken ook met andere zoekopdrachten.
Zoeken naar berichten binnen een bepaalde tijdsperiode met het proces:voor: [jjjj/mm/dd] en na: [jjjj/mm/dd] Welke Voor [xx yyyy / maand / dag] en na: [xx yyyy / maand / dag] .
Bepaalde soorten bijlagen vinden tijdens het proces bestandsnaam:[bestandstype] Welke Bestandsnaam: [bestandstype] . Als u bijvoorbeeld berichten met bijgevoegde PDF's wilt vinden, typt u Bestandsnaam: PDF.
Regelmatige zoekopdrachten bevatten geen berichten in de map Prullenbak of de map Spam. Gebruik . om berichten in de prullenbak te vinden in: prullenbak. Gebruik . om berichten in de spammap te vinden in: spam. Zoek en gebruik berichten in alle mappen, inclusief Prullenbak en Spam in:overal.
5- Inkleuren en coderen van de labels:
Labels zijn handig voor het sorteren en categoriseren van Gmail-berichten.Ze zijn ook niet gemakkelijk te lezen, vooral als je kijkt naar de kleurloze interface van e-mails, maar gelukkig kunnen berichten mooier en aantrekkelijker worden gemaakt door sommige of al je labels in te kleuren en te coderen.
Om dit te doen, beweegt u de muisaanwijzer naar de linkerkolom en beweegt u de muisaanwijzer over het label waarvan u de kleur en code wilt wijzigen totdat een kleine pijl verschijnt, klik op de pijl en een lijst met opties verschijnt en vervolgens de lijst met " labelkleuren” met opties verschijnen deze keer met een selectie van vooraf ingestelde schema's voor kleurclassificaties (tekst- en markeringskleuren), evenals opties voor het toevoegen van aangepaste kleuren of het verwijderen van kleuren. Klik op een kleurenschema om het aan het label toe te wijzen. Herhaal deze stap voor alle andere categorieën waarvan u de kleur en code wilt wijzigen.
6- Oude bijgevoegde bestanden verwijderen:
Google-gebruikers hebben recht op 15 GB vrije ruimte, die wordt gedeeld tussen Google, Google Drive, Google+ en Google+. Als u merkt dat u dicht bij de ruimtelimiet zit, is de beste oplossing om meer ruimte te besparen het verwijderen van oude berichten met grote bijlagen.
Om dergelijke berichten te vinden, gaat u naar het zoekvak en drukt u op de pijl-omlaag om naar de geavanceerde opties te gaan,
Als u naar berichten met bijlagen wilt zoeken, vinkt u het vakje "heeft een bijlage" aan en voert u een zoekopdracht uit (u kunt ook "heeft: bijlage" typen in het zoekvak). Om e-mails te vinden die groter zijn dan een bepaalde grootte, ongeacht de bijlagestatus, vult u in de geavanceerde zoekopties de zoekgrootte in: onder Grootte, kies "Groter dan" en voer een grootte van bytes, kilobytes of megabytes in en druk op de zoekknop .
7. Maak inline-labels:
U kunt uw labels verder ordenen door geneste labels te maken, of door subcategorieën te maken, kunt u berichten labelen met meer details in plaats van ze gewoon 'werk' te noemen. U kunt het bijvoorbeeld 'Werk > Belangrijke projecten' noemen.
Om een subcategorie aan te maken, selecteert u het bericht en klikt u op de knop Labels. Klik op Nieuwe maken en vul de naam van uw nieuwe subcategorie in. Als u het label wilt opnemen, vinkt u het vakje "Label opnemen onder" aan en kiest u het hoofdlabel in de vervolgkeuzelijst.
8- Voeg het voorbeeldvenster toe:
Er kan een voorbeeldvenster aan uw inbox worden toegevoegd om u te helpen e-mailberichten snel te sorteren, zonder dat u ze allemaal hoeft te openen.
Om het voorbeeldvenster toe te voegen, klikt u op de tandwielknop, opent u het instellingenmenu en gaat u naar het tabblad Labs. Bètalabs, functies die nog in bèta zijn die (nog) niet standaard zijn in Gmail. Zoek op het tabblad Labs een lab met de naam Voorbeeldvenster en klik op 'Inschakelen'. Klik op Wijzigingen opslaan en ga terug naar je inbox. U ziet nu een kleine voorbeeldvensterknop naast de tandwielknop. Klik op de knop om het voorbeeldvenster in en uit te schakelen, of klik op de pijl-omlaag om "Geen splitsing" (voorbeeldvenster is uit), "Verticale splitsing" (menu aan de linkerkant, berichtvoorbeeld aan de rechterkant) of "Horizontale splitsing" te kiezen ” (menu bovenaan, Briefvoorbeeld onderaan).
9- Chat aan de rechterkant inschakelen:
Chat aan de rechterkant is een andere functie in Gmail Labs, waarmee u op een gemakkelijke manier de linkerkolom kunt ordenen en de schermruimte kunt maximaliseren (vooral als u een breed scherm heeft).
Om dit in te schakelen, klikt u op de tandwielknop, opent u het instellingenmenu en klikt u op het tabblad Labs. Zoek op het tabblad Labs de functie 'Chat aan de linkerkant', klik op 'Inschakelen' en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'. Je chatlijst wordt naar de rechterkant van het scherm verplaatst en opent de linkerkolom voor meer labels en voor minder rommel.
10- Kies de categorieën die verschijnen:
U kunt de linkerkolom ordenen door alleen veelgebruikte labels weer te geven.
Om de weergave-instellingen voor afzonderlijke labels te wijzigen, klikt u op de tandwielknop en gaat u naar Instellingen. Klik op het tabblad Labels en je ziet een lijst met labels - Systeemlabels, Categorieën, Cirkels en vervolgens de labels die je hebt gemaakt. In de kolom 'Weergeven in labellijst' heeft u de mogelijkheid om afzonderlijke labels weer te geven, te verbergen of 'weer te geven indien ongelezen'. Kies de instellingen voor elk label en klik op 'Wijzigingen opslaan'.
Als je ervoor hebt gekozen om tags te verbergen, zien de resultaten nu een "Meer"-link in de linkerkolom. U kunt tags ook weergeven/verbergen door ze boven of onder deze link te slepen.
