Er is tegenwoordig geen gebrek aan notitie-apps. Notitie-apps met veel functies zoals Evernote en Notion naar mij Open source-optiesZoals Logseq of Standard NotesHet lijkt erop dat er voor elk productiviteitsprobleem al een eigen oplossing bestaat. In de praktijk blijken sommige eenvoudigere tools echter net zo effectief te zijn als geavanceerde tools.
Voor mij was de onverwachte oplossing e-mailconcepten. Ja, gewoon concepten die in mijn inbox stonden. Dat klinkt je nu waarschijnlijk een beetje raar in de oren. Waarom zou je dat gebruiken als er apps zijn die speciaal voor dit doel zijn ontworpen? Dat was ook mijn idee. Maar nadat ik het daadwerkelijk had geprobeerd, realiseerde ik me dat het goed werkt en dat het naar mijn mening misschien wel de makkelijkste manier is om al die vluchtige gedachten, snelle herinneringen en halfafgemaakte ideeën te verzamelen.
Snelle links
Altijd-aan inboxfunctie
Je aantekeningen volgen je overal.
Mijn e-mailaccounts zijn overal: op mijn telefoon, tablet, laptop en desktopcomputer. Zodra ik een browser of e-mailapp open, staan mijn inbox en concepten er.
Deze universele toegang maakt het gebruik van Concepten voor het maken van notities een fluitje van een cent. Je hoeft je geen zorgen te maken of de Notities-app op elk apparaat werkt of dat de synchronisatie ergens is verbroken. E-mailsystemen, en in dit geval de mappen met concepten, zijn ontworpen om betrouwbaar te synchroniseren tussen apparaten. Zelfs als ik offline ben, stellen veel e-mailapps me in staat om lokaal concepten te maken; zodra ik weer verbinding heb, worden ze automatisch gesynchroniseerd.
Notities gaan niet verloren
Concepten staan in één map.
Een van de dingen die me verwart aan het maken van aantekeningen, is simpelweg onthouden waar ik die verdomde aantekening heb gelaten. Was het in een notitie-app, een onafgemaakt idee in een tekstdocument, of een herinnering die je in een andere to-do-app hebt geschreven? Meestal vergat ik het. أZelfs als ik me herinner wat.
Concepten brachten hier verandering in. Ik hoefde niet langer door willekeurige bestanden te zoeken of me af te vragen welke app ik die week gebruikte. Elke e-mailservice heeft een sectie 'Concepten' in de zijbalk, en ik heb mezelf getraind om die te gebruiken als een plank voor mijn notities.
Zoeken is ook een grote kracht. Als ik me één trefwoord kan herinneren van wat ik heb geschreven, typ ik het gewoon in de zoekbalk van mijn e-mail en daar is mijn concept. E-mail zoeken is al geoptimaliseerd voor snelheid en nauwkeurigheid, dus het werkt geweldig om oude ideeën terug te vinden.
U kunt de opmaak aanpassen voor meer duidelijkheid.
Punten, vetgedrukte letters, links en zelfs afbeeldingen.
Wat ik zo fijn vind aan e-mailconcepten, is dat ze me op de een of andere manier verleiden om beter georganiseerd te zijn. De onderwerpregel fungeert als een kop, een klein postertje voor halfgevormde ideeën die ik probeer vast te leggen voordat ze vervagen. De tekst zelf is dan een open ruimte. Ik kan uitweiden, lijstjes maken, links plakken of een idee in ruwe tekst schetsen.
Als je een afbeelding wilt toevoegen of een bestand wilt slepen, is dat ook mogelijk. De meeste e-mailapps laten je het concept behandelen zoals het bericht dat je gaat versturen: bijlagen toevoegen, afbeeldingen toevoegen en de tekst opmaken (vet, opsommingstekens en eventueel koppen). Het mag geen Alle premiumfuncties van een speciale notitie-app, maar het is meer dan genoeg om ideeën te schetsen, belangrijke punten aan te geven of belangrijke details te benadrukken.
Natuurlijk zijn er ook nadelen. Verschillende apparaten of e-mailapps kunnen de opmaak net iets anders verwerken (soms op ongebruikelijke manieren). Als je wisselt tussen platte tekst en tekst met opmaak, kunnen er dingen veranderen. Maar voor veel van de notities die ik maak – denkwerk, to-do-lijstjes, links en herinneringen – vormt deze combinatie van structuur en vrijheid een perfecte balans.
Hoe u het maken van aantekeningen in concepten beter kunt laten werken
Kleine trucjes die je kunt toepassen
Als u besluit om concepten als notities te gebruiken, kunt u dit proces met een paar eenvoudige aanpassingen soepeler laten verlopen:
- Kies een consistent onderwerpvoorvoegsel. Ik tag al mijn conceptnotities met woorden als 'Notitie', 'Herinnering' of 'Idee'. Zo vallen ze op bij het scannen of zoeken.
- Maak waar mogelijk gebruik van integraties. Als je e-mailservice je bijvoorbeeld de mogelijkheid biedt om een concept om te zetten in een agenda-item of een boekingspagina te maken, kun je deze functie gebruiken. (Klik in Gmail op de drie verticale puntjes voor opties zoals Stel een vergadertijd in).
- Archiveer na voltooiing. Zodra een concept zijn doel heeft bereikt – zoals een idee dat je hebt geïmplementeerd of een herinnering die je niet meer nodig hebt – kun je het verwijderen, archiveren of verplaatsen naar een andere map, zoals 'Oude notities'. Zo blijft je map met concepten overzichtelijk en kun je actieve concepten gemakkelijker vinden.
Kies een systeem en houd je eraan. Maar de sleutel is consistentie. Als je de labels laat verslappen of oude concepten laat liggen, zal alles weer rommelig aanvoelen.
Uw e-mailconcept werkt net als een notitie-app.
E-mailconcepten zijn niet bedoeld als hulpmiddel voor het maken van aantekeningen, maar soms komen de beste oplossingen voort uit het hergebruiken van wat al bestaat. Ze zijn beschikbaar, worden gesynchroniseerd op elk apparaat, worden automatisch geback-upt en zijn eenvoudig genoeg om niet in de weg te zitten.
Nee, je zult niet overweldigd raken door volledig functionele notitie-apps als je het type bent dat leeft in notitieboekjes, tags en kleurgecodeerde mappen. Maar voor snelle ideeën, lijstjes, herinneringen of gewoon om ideeën vast te leggen voordat ze verdampen, is Drafts een krachtige tool.
