Als het gaat om het inschatten van tijd en het managen van onafhankelijke projecten, is het belangrijkste om je werktijden bij te houden. Het is belangrijk om uw project goed te kennen om uw klanten met vertrouwen een realistische inschatting te kunnen geven van hoe lang een bepaalde taak zal duren.
U wilt immers niet dat u uw klanten te veel of te weinig betaalt. Laten we eens kijken naar enkele tips waarmee u rekening moet houden terwijl u dit doet. Verifiëren Hoe je een voltijdbaan en bijbaan kunt combineren zonder overwerk?.
Snelle links
1. Definieer de reikwijdte van uw project
De eerste stap is om ervoor te zorgen dat u een goed begrip heeft van wat het project inhoudt. Ontdek precies met welke taken, deadlines en budgetten u te maken krijgt. Door een concreet inzicht in de omvang en de taken die ermee gemoeid zijn, vermijdt u onnodige kosten.
Pas op voor scope-creep. Als u niet oppast, zal uw project waarschijnlijk langer duren dan u aanvankelijk had verwacht. De beste manier om dit te voorkomen, is door een Work Breakdown Structure (WBS) te hebben om alle taken in detail te plannen, waardoor uw workflow met uw klant effectief wordt vereenvoudigd. U kunt hiervoor ook het sjabloon projectscope gebruiken.
downloaden: Smartsheet (beschikbaar als Excel-bestand)
2. Gebruik de tijdschattingsmethode
Wat de overeengekomen prijs ook is, u moet proberen om onderschatting en overschatting te vermijden. Veel freelancers hebben de neiging om hun uurtarieven te vermelden bij het bepalen van de kosten van het uitgevoerde werk, maar dit kan leiden tot opgeblazen rekeningen of zelfs de kosten van uw tijd verlagen, vooral als u geen rekening houdt met onvoorziene omstandigheden, beperkte middelen en andere factoren . Hier zijn enkele manieren om projecturen nauwkeurig te schatten:
- deskundig oordeel: Dit is nodig in gevallen waarin gegevens moeilijk of onmogelijk te meten zijn, of wanneer exacte gedetailleerde specificaties niet beschikbaar zijn. De sleutel tot het gebruik van deze techniek is om zoveel mogelijk informatie en analyse te krijgen voordat u een beslissing neemt. U moet deze methode gebruiken om subtaken en hun duur te definiëren in de fase van inspanningsschatting en tijdvoorspelling.
- GelijkwaardigheidVergelijkbare beoordeling is een gangbare praktijk waarbij project(en) met vergelijkbare kenmerken worden gebruikt als basis voor uw beoordeling. U kunt eerdere ervaring, branchegemiddelden of andere bronnen gebruiken om u bij dit proces te helpen. In wezen gebruikt een vergelijkbare schatting historische gegevens van vergelijkbare projecten om een schatting te maken.
- Driepuntsschatting: deze methode omvat het identificeren van alle mogelijke scenario's (optimistisch, pessimistisch en meest waarschijnlijke), evenals hun kansen, en vervolgens komen met een definitieve schatting. Het wordt meestal berekend met behulp van de Triangle Distribution Technique of PERT Estimation.
Wanneer u de driehoeksverdelingsmethode gebruikt, kunt u het gemiddelde nemen van de volgende schattingen: de optimistische schatting (O), de pessimistische schatting (P) en de meest waarschijnlijke schatting (M). Dus de driehoeksverdelingsvergelijking ziet er als volgt uit:
E = (O+P+M)/3
PERT staat voor Project Evaluation and Review Method. Het is een besluitvormingsmodel dat groepen helpt bij het prioriteren van hun werk door te bepalen hoeveel tijd ze nodig hebben om verschillende taken uit te voeren.
De PERT-distributiemethode is meer dan het gewogen gemiddelde. Het geeft meer gewicht aan de meest waarschijnlijke uitkomst en minder gewicht aan andere uitkomsten. Deze methode wordt meestal gebruikt door projectmanagers om de voltooiingsdatums van projecten te schatten, omdat deze meestal nauwkeuriger is.
De PERT-vergelijking kan op de volgende manier worden geschat:
PERT Beta-verdeling = (P + O + 4ML) / 6
Laten we, in navolging van het bovenstaande voorbeeld, zeggen dat in het geval van freelance werk aan taak A (wat toevallig een sociale netwerkcampagne is) de meest optimistische schatting twee weken is en het worstcasescenario negen weken. De meest waarschijnlijke schatting is vier weken.
Als de PERT-vergelijking wordt toegepast, zou de geschatte tijdsschatting 4.5 weken zijn. Met deze methode kunnen we in dit geval ook de standaarddeviatie berekenen om klanten meer tijd te geven om te voltooien. Voor taak A kunnen we het uitdrukken als:
Standaardafwijking = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Dit komt in ons voorbeeld op 1.75. Daarom kunnen we een potentiële voltooiingsperiode van 6.25 weken geven in plaats van 4.5 weken.
- opwaarderen: De eenvoudigste (en meest nauwkeurige) methode voor het berekenen van freelance-uren is de bottom-up benadering. Deze aanpak suggereert dat u begint bij de basis van uw WBS, alle uitgaven vastlegt en deze vervolgens indien nodig optelt.
Met deze aanpak kunt u nauwkeurige schattingen maken door onderaan te beginnen en door alle kosten in uw projectomvang heen te werken. Het helpt u alle kosten in één keer te dekken.
3. Bereken het dribbelpercentage
Omdat niet alle freelancers op dezelfde manier werken, kan het moeilijk zijn om te meten hoeveel tijd ze aan een project besteden. In dergelijke gevallen kan het gebruik van de foutenpercentagecalculator u helpen de exacte schattingen te berekenen. Dat helpt u om uw plus/min-tijdverhouding te kennen, zodat u uw factureringsuren kunt verbeteren.
Als u bijvoorbeeld schat dat het vier dagen zal duren om een project af te ronden, maar het duurt slechts twee dagen, dan is uw ontwijkingsratio 2:1. Het doel van de fudge-ratio is om te bepalen hoe snel je door de taken van je project kunt gaan en hoeveel vertraging je hebt in je planning. Verifiëren Wat is de freelance toolkit? Hier is het te vinden.
4. Bereken inactieve tijd en intervallen
Je zou denken dat je de uren die je besteedt gewoon kunt optellen, maar dat werkt niet echt. Vakantiedagen en inactieve tijden moeten worden meegerekend in het totale aantal uren dat u van plan bent te werken.
Als u geen pauzes neemt, wordt u uiteindelijk sneller moe dan verwacht. Als je samenwerkingstools zoals Slack of Todoist gebruikt, is het belangrijk om de verlofstatus of afwezigheidsstatus in te stellen wanneer je op vakantie gaat.
Als je een vrije dag opneemt, houd daar dan rekening mee bij het berekenen van het aantal uren dat je per week gaat werken. Als je een langere periode van inactiviteit of een pauze op je werk hebt gehad, is het de moeite waard om dit ook op te nemen - voeg gewoon een uur of twee toe aan je totale aantal uren per week. Verifiëren Hoe voor de vakantie volledig te scheiden van het werk?
downloaden: hoekpunt42 (beschikbaar als Excel-bestand)
5. Planning van schattingen, onvoorziene omstandigheden en beoordelingen
Een van de meest voorkomende fouten die een freelancer maakt, is het niet berekenen van de planningstijd. Evenzo zijn schattingen van onvoorziene omstandigheden nodig om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden die zich in de loop van het project kunnen voordoen, bijvoorbeeld beperkte middelen.
- planningJe hebt tijd nodig om je bedrijf te plannen en ervoor te zorgen dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt van klanten. Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met klanten die nieuw zijn in uw branche of die nog niet eerder met u hebben gewerkt.
- Administratie: Je hebt tijd nodig voor administratieve taken zoals het versturen van facturen of het opzetten van social media accounts. Mogelijk hebt u ook tijd nodig om contact op te nemen met klanten nadat projecten zijn voltooid.
- Noodgevallen/Revisies: Als het project langer duurt dan verwacht of als er iets mis gaat met het project, kan het zijn dat u extra tijd nodig heeft voor administratieve taken, aanvullingen of herzieningen.
6. Gebruik tijdregistratietools of apps
Tijdregistratie is een geweldige manier om een beter inzicht te krijgen in hoeveel tijd u aan elk project besteedt. U kunt tools zoals projectplanningssjablonen of planningssjablonen en tijdregistratie-apps gebruiken om ervoor te zorgen dat u over de juiste gegevens beschikt over hoe lang het duurt om taken te voltooien.
Je zult ook merken dat het opzetten van een tijdregistratiesysteem, zoals de Pomodoro-techniek, je zal helpen de productiviteit te verhogen, je voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat je deadlines haalt. Verifiëren Tijdregistratie-apps om geen tijd meer te verspillen en u te helpen er beter gebruik van te maken.
7. Controleer uw definitieve schattingen
U bent klaar met uw schatting, nu is het tijd om de definitieve schatting te maken. Een van de dingen die u hier moet doen, is uw schattingen bekijken. Controleer of er taken uit het cijfer zijn verwijderd. Zo ja, tel die extra uren dan weer op bij het eindcijfer. Het kan helpen om verschillende projectmanagementmodellen te gebruiken.
Als u een schatting van uw klant heeft, controleert u deze om er zeker van te zijn dat de cijfers redelijk zijn. Als er een discrepantie is tussen uw twee schattingen, vraag hem dan om meer details over wat hij wil en hoe hij het wil doen. Verifiëren Enkele waarschuwingen voor slechte klanten waarvan elke freelancer op de hoogte moet zijn.
Beoordeel en beheer uw declarabele uren nauwkeurig
Het onderwerp projecturen is een controversieel onderwerp voor elke freelancer, aangezien iedereen zijn eigen prijs (gebaseerd op ervaring, materiedeskundigheid, klantvereisten, enz.) En probleemoplossende methodologie zal hebben.
Als u van plan bent om de werkuren te berekenen waarvoor betaald moet worden, is het van onschatbare waarde om deze tips en trucs te kennen. We hopen dat het u tijd en geld bespaart bij uw volgende project en het hele proces minder stressvol maakt. Verifiëren Hoe u de vier productiviteitspilaren beheert: tips en hulpmiddelen om ze te gebruiken.
